Praca zdalna uszczęśliwia – tak przynajmniej wynika ze wspólnego raportu Remote How oraz Kantar TNS. Nie od dziś wiadomo jednak, że każdy kij ma dwa końce. Jak zorganizować telepracę czy home office efektywnie, ergonomicznie i zgodnie z przepisami? Przeglądamy pod tym kątem Kodeks Pracy i sprawdzamy u ekspertów.
Według danych przedstawionych w polskim raporcie „The Remote Future” co trzeci respondent deklaruje, że firma, w której pracuje, oferuje możliwość pracy zdalnej. Trzech na czterech ankietowanych posiadających ten przywilej korzysta z niego przynajmniej raz na jakiś czas, a aż 95 proc. tej grupy bardzo pozytywnie ocenia taki sposób pracy. Połowa spośród osób, którym pracodawcy nie dają takiej możliwości, chciałaby ją mieć i – według deklaracji – chętnie by z niej korzystała – nawet przez większość czasu w miesiącu. I choć na liście czynników decydujących o wyborze miejsca pracy opcja pracy zdalnej została podana zaledwie przez 8 proc. ankietowanych – daleko za: wysokością wynagrodzenia (64 proc. wskazań), atmosferą (49 proc.), stabilnością zatrudnienia (47 proc.), lokalizacją (44 proc.), możliwością rozwoju (25 proc.) czy elastycznymi godzinami pracy (24 proc.), z odpowiedzi na inne pytanie wynika, że sama świadomość, że w razie czego można „wziąć home office” uszczęśliwia. Ze swojej pracy zadowolonych jest 90 proc. osób mogących korzystać z tego przywileju i 78 proc. tych, którzy go nie mają. Jakie przepisy regulują ten sposób organizacji pracy, co z nich wynika i jak podejść do jej organizacji, żeby rzeczywiście praca zdalna miała pozytywne efekty?
Home office i telepraca a Kodeks Pracy
Pojęcie home office – a więc wykonywania co jakiś czas pracy z domu – nie pojawia się w Kodeksie Pracy, choć powszechnie zrozumiałym jest, że w trybie tym pracownik wypełnia część swoich obowiązków służbowych o charakterze biurowym poza siedzibą firmy, podlegając w tym czasie prawom i obowiązkom charakterystycznym dla umowy o pracę. Analogii najczęściej poszukuje się w istniejących w Kodeksie zapisach na temat telepracy, definiowanej jako „regularne wykonywanie pracy poza zakładem z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej” – przy czym obie formy różni właśnie regularność / sporadyczność realizacji zadań poza siedzibą pracodawcy. Według Kodeksu obowiązki pracodawcy względem telepracownika obejmują dostarczenie niezbędnego do wykonywania pracy sprzętu (Art. 6711) spełniającego wymagania względem bezpieczeństwa, higieny pracy oraz ergonomii (Art. 215). Pracodawca jest zobowiązany także ubezpieczyć sprzęt; pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją; oraz zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie jego obsługi (Art. 6711 § 1., pkt. 1-3). Jeżeli jednak praca jest wykonywana w domu telepracownika, z obowiązków pracodawcy wyłącza się (Art. 6717) na przykład: dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i ich wyposażenia technicznego (Art. 212 pkt. 4) czy zapewnienie odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenie niezbędnych środków higieny osobistej (Art. 233). Godząc się na pracę zdalną z domu lub ją proponując, pracodawca powinien więc zapewnić potrzebny do jej bezpiecznego wykonania sprzęt. Dbałość o infrastrukturę higieniczno-sanitarną w tym przypadku należy już do pracownika.
Praca zdalna oczami ekspertów
W prowadzonych na pracodawcach z 96 krajów badaniach Grupy IWG 89 proc. ankietowanych stwierdziło, że wprowadzenie pracy zdalnej przyczyniło się do rozwoju firmy, 87 proc. zadeklarowało zwiększenie konkurencyjności, 83 proc. widzi w tej metodzie sposób na maksymalizowanie zysków, a 82 proc. – na wzrost produktywności. Według 80 proc. respondentów, umożliwia ona przyciągnięcie i zatrzymanie najzdolniejszych pracowników, a jako dodatkowe, pozafinansowe korzyści wymieniono większe zadowolenie zatrudnionych z pracy oraz wzrost ich kreatywności. Mimo hurraoptymistycznych wypowiedzi na temat pracy zdalnej warto być świadomym także ryzyk i ograniczeń z nią związanych.
– W zakładach pracy z monitorami obowiązują dość restrykcyjne wymagania co do warunków oświetleniowych, ze szczególnym uwzględnieniem współczynnika olśnienia. Ich niedopełnienie może grozić negatywnymi konsekwencjami zdrowotnymi – na czele ze zmęczeniem narządu wzroku, bólami głowy itp., nie wspominając o potencjalnych kłopotach w razie wykrycia niezgodności warunków pracy z normami podczas kontroli z inspekcji pracy. Choć dla pracy na komputerze z domu teoretycznie powinny być spełnione te same wymagania, dopilnowanie wszystkich niuansów jest wykonalne w znacznie mniejszym stopniu niż w biurze mieszczącym się w siedzibie pracodawcy i z założenia dostosowanym do potrzeb pracy określonego typu. W przypadku gdy na home office pracownik nie ma warunków do ergonomicznej pracy, efekty dla produktywności mogą być odwrotne od założonych – mówi Maciej Gronert, project manager TRILUX Polska. – Rynek oświetleniowy ma już jednak odpowiedź na sytuację, w której wraz z wzrostem popularności home office na znaczeniu zyskuje przeciwdziałanie problemom z zapewnieniem odpowiednich warunków wizualnych. Wolnostojące, niewymagające instalacji inteligentne oprawy jak TRILUX Bicult zapewniają optymalne warunki oświetleniowe, emitując jednocześnie światło bezpośrednie – na obszar roboczy, jak i pośrednie – w górę, zapobiegając w przeważającej części przypadków kłopotom z efektem olśnienia – tłumaczy przedstawiciel TRILUX Polska. Prócz problemów natury techniczno-ergonomicznej, fachowcy z należącej do S&P500 globalnej firmy HR-owo – konsultingowej Robert Half (RH) wskazują w telepracy te psychologiczno-organizacyjne. Choć, podobnie jak w polskich badaniach Remote How oraz Kantar TNS, z ankiety przeprowadzonej przez RH wynikało, że możliwość pracy zdalnej jest dla zatrudnionych bardzo atrakcyjna, 81 proc. respondentów przyznało zarazem, że ma ona swoje wady. Wymieniono wśród nich: zacieranie się granic między pracą i nie-pracą oraz poczucie, że jest się na stanowisku bez przerwy; wrażenie, że „wypada się z obiegu” w związku tym, że dynamiką kontaktu zdalnego jest inna niż we wspólnym biurze z kolegami; a także ryzyko zarzutu, że praca z domu jest równoznaczna z obijaniem się. Według ekspertów, by uniknąć tego rodzaju zagrożeń, pracując zdalnie należy: na czas pracy zorganizować sobie profesjonalną przestrzeń wyodrębnioną od „pozapracowego” życia; proaktywnie szukać możliwości spotkań twarzą w twarz ze współpracownikami; być responsywnym (odpisywać krótkimi nawet informacjami „przyjąłem”, „wrócę z tym do Ciebie…” itp.), dając dowód, że niezależnie od miejsca przebywania naprawdę jest się duchem w pracy; oraz ustalić konkretne terminy wspólnego „łapania wątków” z bezpośrednim przełożonym i współpracownikami.
